Gestão financeira para pequenas empresas
Fluxo de caixa para pequena empresa: como começar com o extrato do banco
Você sabe quanto dinheiro vai ter na conta da empresa daqui a duas semanas? Para responder, você não precisa de sistema caro. Precisa do extrato do banco, que registra, dia a dia, o que realmente entrou e saiu. O fluxo de caixa é esse extrato organizado, com um olhar para as próximas semanas.
Fluxo de caixa e lucro não são a mesma coisa
Lucro mostra se o mês deu resultado. Fluxo de caixa mostra o dinheiro que passa pela conta, e quando. Uma empresa pode ter lucro no mês e ainda assim ficar sem dinheiro na semana do aluguel, por exemplo, se vendeu a prazo e ainda não recebeu. Os dois controles se complementam. Para entender o lucro, veja DRE gerencial: o que é e como fazer.
Por que o extrato é a base de tudo
É no extrato que está o dinheiro de verdade: cada entrada e cada saída, com data e valor. Ele não depende da sua memória nem de anotações soltas, e mostra até o que você esqueceu, como uma tarifa ou um débito automático. Por isso o fluxo de caixa começa nele, e não em uma planilha vazia.
Como montar o fluxo de caixa em 5 passos, só com o extrato
- Baixe o extrato da conta da empresa no Internet Banking (PDF ou Excel), do último mês. Só da conta da empresa, sem misturar com a pessoal.
- Anote o saldo do começo do período e copie cada linha do extrato: data, descrição e valor, separando o que entrou do que saiu.
- Dê uma categoria a cada linha: vendas recebidas, fornecedores, aluguel, salários, impostos e taxas, retirada do dono, tarifas bancárias e outras.
- Acrescente o que ainda vai acontecer: contas a pagar e vendas a receber, cada uma na data em que o dinheiro deve sair ou entrar, marcadas como “previsto”.
- Confira com o extrato e olhe para frente: o saldo da sua tabela deve ser igual ao do banco. Depois, veja o saldo semana a semana.
Como ler cada linha do extrato
O que costuma travar é saber onde lançar cada linha. Veja exemplos de como ela aparece no extrato e onde entra no fluxo (os nomes variam de banco para banco):
| No extrato aparece | Como entra no fluxo de caixa | Categoria |
|---|---|---|
| PIX RECEBIDO – nome do cliente | Entrada no dia em que o PIX caiu | Vendas recebidas |
| Crédito de cartão / maquininha | Entrada no dia em que o valor foi creditado, já com as taxas descontadas | Vendas recebidas |
| PAGTO FORNECEDOR – nome | Saída no dia do débito | Fornecedores e mercadoria |
| PIX ENVIADO – nome do dono ou sócio | Saída no dia do envio | Retirada do dono |
| DAS / DARF / guia de imposto | Saída no dia do pagamento | Impostos e taxas |
| Tarifa bancária / manutenção de conta | Saída no dia da cobrança | Tarifas bancárias |
Repare no ponto central: venda no cartão ou a prazo entra no fluxo no dia em que o dinheiro cai na conta, que é a data que o extrato mostra, e não no dia em que a venda foi feita.
A tabela do extrato é a base da planilha
A sua planilha pode ser exatamente isto: o extrato, linha a linha, com uma coluna de categoria e outra para o saldo que vai sendo calculado.
| Data | Descrição do extrato | Categoria | Entrada | Saída | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| 05/10 | PIX RECEBIDO – CLIENTE A | Vendas recebidas | R$ 1.200 | R$ 6.200 | |
| 07/10 | PAGTO FORNECEDOR – ABC | Fornecedores | R$ 3.000 | R$ 3.200 | |
| 08/10 | PAGTO ALUGUEL | Aluguel | R$ 2.500 | R$ 700 | |
| 09/10 | TARIFA MANUT CONTA | Tarifas bancárias | R$ 45 | R$ 655 |
Valores inventados, só para ilustrar, partindo de um saldo inicial de R$ 5.000. A cada linha, o saldo é o anterior mais a entrada menos a saída. Lançando também o que ainda vai acontecer, você vê a data em que o saldo pode ficar curto, com tempo de agir.
Confira toda semana: compare o saldo da sua tabela com o saldo do extrato do banco. Os dois devem ser iguais. Se não forem, alguma linha ficou de fora ou foi digitada errado, e é melhor descobrir isso agora do que daqui a três meses.
Quer partir de uma planilha pronta? Baixe o modelo gratuito em Excel. Você cola as linhas do extrato na aba “Extrato”, escolhe a categoria de cada uma em uma lista, e a planilha calcula o saldo, confere com o saldo do banco e monta sozinha o resumo por semana, avisando quando a semana fica negativa ou abaixo da reserva que você definir. Traz também abas de exemplo, com números inventados.
Erros comuns
- Montar o fluxo de memória, e não a partir do extrato. Sempre falta alguma linha.
- Misturar a conta pessoal com a da empresa. O saldo deixa de ser confiável.
- Esquecer vencimentos que já estão marcados, como aluguel, impostos e parcelas.
- Contar venda a prazo como dinheiro que já entrou. Ela só entra no caixa quando o valor cai na conta.
- Não manter uma reserva. Quanto guardar depende do tamanho e do ritmo da sua empresa.
O que o fluxo de caixa não mostra
Ele mostra se vai haver dinheiro na conta, mas não diz se a empresa está dando lucro: um empréstimo, por exemplo, aumenta o caixa sem ser venda. Para saber se o mês fechou no azul, use a DRE gerencial. O fluxo de caixa também não calcula imposto e não substitui a orientação do seu contador.
Este artigo é informativo e não substitui a orientação do seu contador. Os resultados de cada empresa dependem dos seus próprios números.